Monthly Archives: July 2008

Quicklook

Ein Tipp für die Mac-User unter uns. Wenn Quicklook mal wieder nicht so will, wie es soll, folgendes in die Konsole tippen:

qlmanage -r

Damit wird der Cache geleert. Bei mir hilft das.

Zeit-Management mit Mark Forster

Zeit-Managent scheint gerade ein richtiges Mode-Thema zu sein. Es gibt unzählige Websites, einen Haufen an Kursen und einen riesigen Berg von Literatur dazu. Inzwischen hab ich so viele Zeit-Managent-Bücher gelesen, dass ich ungefähr einen mentalen Plan von der Szene habe. Die meisten Bücher zu dem Thema kann man sich sparen, wenn man einmal David Allens “Getting Things Done” liest. Trotzdem ist auch Allen nicht perfekt und insbesondere für eine Sache, sollte man “Do It Tomorrow” von Mark Forster lesen: geschlossene Listen. Damit dürfte man, was Zeit-Managment (ein Wort, das Allen ablehnt) angeht, ziemlich auf der sicheren Seite sein und seine Zeit eher für sinnvolles aufwenden, statt für Selfhelp-Bücher.

Eines muss man ganz klar festhalten: Sämtliche Autoren stützen sich nur und ausschließlich auf Heuristiken, also vorwissenschaftliche Methoden, keine Algorithmen, die immer klar definierte Ergebnisse liefern. Das liegt daran, dass wir es hier mit einem Feld zu tun haben, was so wahnsinnig weit und so extrem komplex ist, dass man noch gar nicht alle Variablen beschrieben hat, was ja die Vorstufe zum immer korrekten Algorithmus wäre. Dazu aus der Wikipedia:

Gerd Gigerenzer definiert wie folgt: “Als Heuristik bezeichnet man eine Methode, komplexe Probleme, die sich nicht vollständig lösen lassen, mit Hilfe einfacher Regeln und unter Zuhilfenahme nur weniger Informationen zu entwirren.

Da hier also vieles nicht eindeutig ist, gibt es etwa so viele “gute” Tipps wie es Autoren gibt. Damit kann man Linguisten aber nicht abschrecken ;) Es folgt also eine Kurzzusammenfassung von “Do It Tomorrow”.

Das Buch von Mark Forster ist langatmig, wiederholt sich oft und hätte auch auf 50 Seiten sehr bequem Platz gefunden. Außerdem sind viele Tipps haarsträubend. Jeder, der David Allens Ablagesystem kennt, wird die Hände über dem Kopf zusammenschlagen. Und doch, einige Perlen sind schon dabei, sodass man es als Ergänzung zu “Getting Things Done” lesen sollte. Hier die wichtigsten Punkte aus dem Buch:

Eine Sache, auf die sich das ganze Buch stützt und die man selten wo anders liest: geschlossene Listen. Bei David Allen finden sich To-Do-Listen. Die sind gut, weil man so den Kopf frei bekommt und weiß, dass alles im System abgelegt wird. Allerdings haben To-Do-Listen einen Nachteil: Sie werden immmer länger. Auf Dauer ist das ganz schön demotivierend. Man arbeitet den ganzen Tag und am Ende ist die Liste länger geworden, statt kürzer.

Forster spricht stattdessen von Will-Do-Listen. Also eine Liste, auf die gesetzt wird, was tatsächlich an einem Tag gemacht wird. Geschlossen ist sie deshalb, weil man sie einmal am Morgen oder am Abend vorher erstellt und nur absolute Notfälle zusätzlich im Laufe des Tages auf diese Heute-Liste kommen. Alles andere kommt unter den Strich, den man am Morgen unter die Liste setzt und wird erst am nächsten Tag abgearbeitet, wenn es irgend geht. Nur absolute, unbedingte Notfälle werden noch für den selben Tag auf die Liste gesetzt.

So kann man Abend sehr schön sehen, dass die Liste abgearbeitet ist und was man zusätzlich auf die Liste gepackt hat. Wenn man seine To-Do-Listen jeden Tag abarbeitet ist das zum einen motivierend, zum anderen weiß man dann auch, wann Schluss ist. Man legt das nämlich schon einen Tag vorher fest und nicht erst während der Arbeit.

Hier ist es sehr wichtig, dass man alles aufschreibt, was man tut. Wenn etwas im Laufe des Tages zu tun ist, was eigentlich nicht vorher auf der Liste stand, muss es unbedingt drauf, bevor man damit anfängt. Meist führt das dazu, dass man schneller fertig wird und sich nicht mit sinnlosen Spielereien aufhält, weil die Liste ja eigentlich schon voll war und man gerade von dieser Zeit abknabbert.

Ein anderer Punkt: Willensstärke ist NICHTS, System ist ALLES. Nur wer ein System hat, an dem er sich orientieren kann, hält auch lange Perioden durch, ohne wieder in den alten Trott zu verfallen (siehe Hacker’s Diet). Nur auf die eigene Willensstärke zu setzen ist fast immer ein Fehler.

Prioritäten werden nicht auf der Ebene der Aufgaben vergeben. Es ist sinnlos, eine Aufgabe als wichtig und die andere als unwichtig zu markieren. Das endet meist darin, dass die als unwichtig markierten immer wieder verschoben und gar nicht erledigt werden und fast immer meint man eigentlich Dringlichkeit, wenn man von Wichtigkeit spricht. Prioritäten sollten auf der Ebene der Verantwortlichkeiten (Commitments) geregelt werden. Wenn man merkt, dass ein Commitment einem nicht wichtig ist, sollte man sich lieber davon trennen. Commitments sollten nur angenommen werden, wenn man sie aus ganzem Herzen akzeptiert, ansonsten sollte man, wenn es auch manchmal schwer sein kann, absagen, sonst sind Verspätungen vorprogrammiert.

Ein Allgemeinplatz, der aber nicht oft genug wiederholt werden kann: Tue weniges, aber oft. Ebenso wie beim Training sollte man auch bei unangenehmen Aufgaben, ein bisschen was tun, aber dafür jeden Tag. Das Ergebnis ist meist besser als eine ganze Präsentation (zum Beispiel) auf einen Schlag zu erledigen.

Noch ein interessanter Ansatz, den ich schon seit einem Monat verwende: Einen Slot am Morgen freihalten, der für ganz besondere Aufgaben reserviert ist, die man einfach nicht auf die Reihe kriegt oder die einem besonders dringend erscheinen. Dieser Slot liegt noch vor allem anderen, bevor man den Computer hochfährt oder seine Mails checkt oder sonstwas. Das ist meist die effektivste zeit überhaupt, jedenfalls ist das meine Erfahrung.

Forster hat auch ein paar Tipps, wie man sich vor Prokrastination (Aufschieberitis) schützt:

To-Do-Listen müssen jeden Tag abgearbeitet werden. Lieber ein bisschen weniger auf die Liste packen, aber dafür auf jeden Fall fertig werden. Wenn man mehrere Tage hintereinander nicht fertig wird, sollte man sich unbedingt Gedanken machen, woran das liegt und die Liste im Zweifel noch kürzer machen.

Man kann eine Liste führen, wann man die To-Do-Liste abgearbeitet hat und wann man es nicht geschafft hat. Für jeden erfolgreichen Tag gibt es einen Punkt, für jeden nicht erfolgreichen einen Punkt Abzug. Man kann dann Buch darüber führen, welchen Rekord man pro Monat erreicht. Hört sich blöd an, aber ist unglaublich motivierend, wie ich bei der Hacker’s Diet festgestellt hab.

Wenn man ein Projekt nicht angehen mag oder es einfach nicht schafft, aus welchen Gründen auch immer, sollten man in “Bursts of Work” oder Schüben arbeiten. Also kleine Abschnitte von 5, 10, 15 Minuten. Damit das auch wirklich klappt, sollte man eine Uhr stellen und nach zum Beispiel 5 Minuten wirklich den Stift fallen lassen, auch wenn man mitten in einem Satz ist.

Ein etwas kurioser Tipp: Das am wenigsten Dringende zu erst erledigen. Das hat den interessanten Nebeneffekt, dass man nie in Verlegenheit kommt, etwas auf die Schnelle tun zu müssen, weil man ja auch Dinge, die erst in 6 Monaten anstehen sofort erledigt.

Das passt in das größere Schema des Backlogs, das Forster anpreist, soll heißen: Wenn einem alles über den Kopf gewachsen ist – Zum Beispiel E-Mail – dann verschiebt man seine ganze Inbox in einen eigenen Ordner und arbeitet das ganze in Schüben durch, während man sich aber bevorzugt dem tagesaktuellen Geschäft widmet. Das Backlog wird so jeden Tag ein bisschen kleiner, manchmal muss man noch nicht einmal was dazu tun, weil ja Aufgaben auch obsolet werden. Jedenfalls bleibt man so immer Herr über die Arbeit, statt von ihr überwältigt zu werden und jeden Tag ein bisschen weiter zurück zu fallen.

Wer mag, kann sich das Buch von Forster trotzdem kaufen, aber es ist viel heiße Luft drin, also Vorsicht.

Unverhofft im Radio

Letzte Woche rief mich ein Freund an und sagte: “Du bist im Radio”. Ich erklärte ihn dann, dass ich schon eine ganze Weile kein Radio-Interview gegeben hätte. Das letzte lag schon Monate zurück. Er daraufhin: “Okay, aber du bist trotzdem im Radio”. Dann legte er den Hörer an den Lautsprecher und ich konnte tatsächlich meine Stimme hören und nach einer Weile wusste ich auch, wann ich das gesagt hatte, was da gerade vom Deutschlandradio bundesweit ausgestrahlt wurde: hier, in einem Zeitungsinterview. Moral von der Geschicht: Trau Jorunalisten nicht! ;)

Weltrekord

Man kann ja vom Weltredordversuch des Mozilla-Projekts halten, was man will, aber wenn man Erfolg als Aufmerksamkeit betrachtet, die man mit einer Aktion bindet – und in unserer Aufmerksamkeitsökonomie ist das keine schlechte Idee, dann kann man nicht umhin, dieser Aktion vollen Erfolg zu bescheinigen. Ich war zwar von Anfang daran beteiligt, aber auch ich war anfangs skeptisch, wie gut die Initiative angenommen werden würde, das ganze erschien mir ehrlich gesagt auch etwas trivial.

Erst im Laufe der Zeit ist mir eine Sache klar geworden: Firefox 3 ist großer und wichtiger Meilenstein im Firefox-Projekt. Eine Menge Leute haben daran mitgewirkt und sehr viel Zeit investiert. Herausgekommen ist der beste Browser, der zurzeit zur Verfügung steht. Es wäre extrem schade, wenn nicht so viele Personen wie möglich von dieser Tatsache erfahren. Wenn man sehr, sehr viele Menschen erreichen möchte, kommt man auch heute nicht an Massenmedien vorbei. Massenmedien interessieren sich aber nicht für technische Features, die in einer neuen Version verbessert wurden. Dass die JavaScript-Engine von Firefox jetzt drei mal so schnell ist wie vorher, ist nichts, was man so einfach auf eine Schlagzeile verdichten kann. Ein Weltrekord dagegen ist vermittelbar, jeder kann sich da einfühlen und weiß, was das bedeutet.

Der Erfolg gibt der Aktion recht: Unzählige Artikel sind zum Rekordversuch erschienen, gedruckt, online, im TV, im Radio. Dann nochmals riesige Presse zu den Millionen von Downloads am ersten Tag und schließlich in einer dritten Runde nochmals enorme Presse zum Aufstellen des Weltrekords. Sogar meine Lokalzeitung hatte einen Bericht dazu, dass Firefox es ins Guiness Buch der Rekorde geschafft hat. Nebenbei wurde dann noch erwähnt, dass eine neue Version erschienen ist und ein zwei neue Funktionen wurden im Bericht auch noch untergebracht – in einer Lokalzeitung! Mehr kann man sich nicht erhoffen. Natürlich ist das PR, aber was nützt das beste Projekt, wenn es niemanden gibt, der davon erfährt. Zudem ist es PR, die zu Firefox passt. Es wurden nicht Millionen investiert, um Plakate vollzukleistern oder Leute beim fernsehen zu stören. Mit minimalem Einsatz hat man eine Abdeckung in der Presse erreicht, die mit traditioneller Werbung gar nicht zu bezahlen gewesen wäre. Herzlichen Glückwunsch, wer auch immer die Idee dazu hatte!